失敗しないオフィス移転・オフィス新設5つのポイント

オフィス移転・新設で失敗しない5つのポイント

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オフィス移転・新設で失敗しないビジネスフォン(ビジネスホン)5つのポイント

オフィス移転やオフィス新設ではビジネスフォン(ビジネスホン)を移設又は購入して、工事してもらえばよいと考える方も多くいらっしゃいますが、複雑な部分も多く、正しい知識を身につけて、購入や工事する業者としっかり話をして、進めることが大事です。ここではビジネスフォン(ビジネスホン)に焦点を当て、オフィス移転やオフィス新設で失敗しないポイントを5つにまとめました。是非ご参考にしてください。

ポイント5か条
  • ポイント1 1ヵ月ルールの手配!
  • ポイント2 他のOA機器を無視しない
  • ポイント3 最高の見直しタイミング!
  • ポイント4 サポートは重要!
  • ポイント5 電話番号が変わらない?

ポイント1 1ヵ月ルールの手配!

1ヵ月ルールの手配!

オフィス移転、オフィス新設時において、ビジネスフォン(ビジネスホン)の重要な手配としては電話回線の手配があります。会社の生命線となる電話においては時間に余裕を持って準備することをお勧めします。構成するシステムの状況にもよりますが、1ヶ月~2ヶ月が目安になります。ビジネスフォン(ビジネスホン)にもかかわってくる光ファイバーの引き込みにも3週間~1ヶ月の期間が必要になります。移転予定日に間に合わないといったことが無いように、早めに動き出しましょう。
また移転により電話番号が変更になる場合は、取引先やお客様への案内状の送付も必要になりますので、移転の最低1ヶ月前にはすべての方向性を決定しておく必要があります。
オフィス移転、オフィス新設時のビジネスフォン(ビジネスホン)の手配は、殆どのことが1ヵ月前に終わらせておくことになります。この『1ヵ月ルール』を忘れないで下さい。

ポイント2 他のOA機器を無視しない

他のOA機器を無視しない

今やオフィスで仕事をする上では、OA機器のIT活用はなくてはならない時代です。このIT技術をしっかり使いこなすことで、業務効率や経費削減、売上向上に繋がることは間違いありません。このIT技術には実際に社員が利用するアプリケーションとこれを動かすためのITインフラがあります。ITインフラとはPCやサーバー、LAN、インターネット環境などのことを示します。最近のビジネスフォン(ビジネスホン)にはこのITインフラと統合される傾向にあり、電話機にLANケーブルだけが接続されているタイプのものが増えました。
たビジネスフォン(ビジネスホン)のオフィス内配線だけで、座席、OA機器の配置を決めるのではなく、業務効率や社内のコミュニケーションなどを考慮しながら、全体の電源を含めた配線計画を作成することをお勧めします。決して他のOA機器を無視せずに、繋がっていることを理解しておくことが、オフィス移転、オフィス新設の成功ポイントの一つです。

ポイント3 最高の見直しタイミング!

最高の見直しタイミング!

電話環境は通信の自由化、050IP電話の登場により「より安く」という環境が整備され各社様々なサービスを展開しています。2011年3月末には全国で3,033万回線が従来の加入電話回線からブロードバンドを利用したものに移行しました。一方でサービスの多様化により、複雑な課金、契約形態が利用する側の悩みにもなっています。各種サービスのメリット・デメリット踏まえて、自社に最適な回線、サービス、キャリア(NTT、KDDI、ソフトバンク、USEN等)を選ぶ訳ですが、ここをいい加減にするとコスト削減や業務効率の成果はでません。ここが面倒な方は、複数のサービスを取り扱っているビジネスフォン(ビジネスホン)販売会社に相談するのも手です。
またネットワーク環境や複合機などのIT環境もオフィス移転の機会に見直しすることをお勧めします。この最高の見直しタイミングを忘れずに、正しい知識を持って臨みましょう。
(弊社、スターティアではビジネスフォン(ビジネスホン)メーカーを複数扱っており、販売から回線のコンサルティング、ネットワーク環境、OA機器の相談がまとめてできます。)

ポイント4 サポートは重要!

サポートは重要!

オフィス移転やオフィス新設時には分からないことが一杯あります。頻繁に経験されている方なら問題ありませんが、移転や新設をする機会は少なく、次のタイミングには新しい技術やサービスが出てきて、当時のノウハウが使えないこともあります。
またオフィス移転やオフィス新設には、担当が忙しくなるようです。場当たり的に仕事を進めることもできますが、成功するかは運次第です。
そこで大事なのが、社外のパートナーになります。このパートナーとは適切なアドバイスや複数の業者との調整を行ってくれるようなサポートをしてくれる業者のことです。
ただの販売会社ではここまでのことはしてくれません。
確かに移設や導入時には安く済むケースもありますが、ここでコストを抑えることばかりを意識してしまうと、運用コストが多くかかることもあります。
コストと運用のバランスを見て、オフィス移転、オフィス新設のサポートがしっかりしている業者を選ぶのも失敗しないポイントです。

ポイント5 電話番号が変わらない?

電話番号が変わらない?

皆さん、ご存知でしょうか?オフィスを移転する時にはNTTが管理しているエリアが変わると、電話番号が変わってしまうということを。もちろんご存じな方も多いと思いますが、このエリアが変わっても、電話番号が変わらないサービスがあるのは、殆どの方が知らないのではないでしょうか?
事業の内容によっては、電話番号が変わると売上やサービス面で影響が大きい企業もいらっしゃいます。今までは同じエリアに限定して、移転先を探す方法しかありませんでした。これだと移転による事業拡大やコスト削減の選択肢が狭いままだったのが現状だと思います。
弊社が提供するスターコネクトやマネージドテレフォニーは東京、大阪、名古屋の限定されたエリアであれば、電話番号が変わらないサービスです。導入や運用コストも抑えられるなどの特長もあり、電話番号を変えたくない方は選択肢に入れてみるのはいかがでしょうか。